O que é o SAFT-PT?

O SAFT-PT (Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version) é um ficheiro normalizado (em formato XML) com o objectivo de permitir uma exportação fácil, e em qualquer altura, de um conjunto predefinido de registos contabilísticos, num formato legível e comum, independente do programa utilizado, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade. A adopção deste modelo proporciona às empresas uma ferramenta que permite satisfazer os requisitos de obtenção de informação dos serviços de inspecção e facilita o seu tratamento, evitando a necessidade de especialização dos auditores nos diversos sistemas, simplificando procedimentos e impulsionando a utilização de novas tecnologias.

Quais as vantagens do SAFT-PT e a quem se destina o mesmo?

O ficheiro SAFT-PT destina-se a facilitar a recolha em formato electrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspectores/auditores tributários, enquanto suporte das declarações fiscais dos contribuintes e/ou para a análise dos registos contabilísticos ou de outros com relevância fiscal.

Quem está obrigado a produzir o SAFT-PT?

A portaria n.º 321-A/2007, de 26 Março estabelece que todos os sujeitos passivos de IRC que exerçam, a título principal, uma actividade de natureza comercial, industrial ou agrícola e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos ficam obrigados a produzir um ficheiro, de acordo com a estrutura de dados divulgada em anexo à portaria e sempre que solicitado pelos serviços de inspecção, no âmbito das suas competências.

Que informação deve conter o SAFT-PT?

O ficheiro deve abranger a informação constante dos sistemas de facturação e de contabilidade.

A partir de quando estão os sujeitos passivos obrigados a deter nos seus sistemas de informação do módulo de exportação SAFT-PT?

O disposto na portaria n.º 321-A/2007 aplica-se, relativamente aos sistemas de facturação, às operações efectuadas a partir do dia 1 de Janeiro de 2008 e, relativamente aos sistemas de contabilidade, aos registos correspondentes aos exercícios de 2008 e seguintes.

Que artigos devem ser objecto de exportação para o ficheiro de auditoria fiscal? Apenas os movimentados no período exportado? Todos os existentes na tabela? Exportar também Inactivos?

Deve ser exportada toda a tabela de artigos, abrangendo todos os artigos existentes nessa tabela.

Que Clientes devem ser objecto de exportação para o ficheiro de auditoria fiscal? Apenas Clientes com movimentos comerciais e/ou movimentos contabilísticos no período exportado? Todos os existentes na tabela? Exportar também os inactivos?

Deve ser exportada toda a tabela de clientes, abrangendo todos os clientes existentes nessa tabela.

Quais as informações a usar na tabela de taxas de IVA: Apenas Abreviatura (ex: Continente usar “IVACON”)? Ou descritivo (ex: Continente usar “IVACON – IVA espaço fiscal Continente”)?

Esta abreviatura é suficiente.

Qual o tratamento a efectuar aos movimentos comerciais anulados: Exportar sem linhas? Exportar integralmente, com os valores das linhas a zero? Não exportar?

Como os documentos anulados nunca têm reflexão na contabilidade, sugere-se a utilização da referência "Anulado" no campo "Transaction ID".
O Documento comercial anulado será exportado com os seus valores mas com campo "Transaction ID" = "Anulado"
Como os documentos anulados nunca têm reflexão na contabilidade, sugere-se a utilização da referência "Anulado" no campo "Transaction ID".O Documento comercial anulado será exportado com os seus valores mas com campo "Transaction ID" = "Anulado"

Qual o tratamento a fazer aos movimentos comercias referentes a Outros Devedores – a documentação refere que devem ser exportados os Clientes (será que estes também devem incluir os Outros Devedores?). Exportar também os movimentos com estas entidades? Excluir estes movimentos do processo de exportação?

Como a tabela de Documentos comerciais (Sales Invoices) está estruturada para ser um repositório de dados dos programas de Facturação/POS, se os movimentos com os outros devedores forem efectuados nesses programas, encontram-se no repositório de dados, logo devem ser exportados.
Se esses movimentos não forem registados nessa tabela, não devem constar nos movimentos comerciais, embora surjam no módulo da contabilidade.

Qual o tratamento a efectuar aos movimentos do tipo Venda a Dinheiro com Retenção de IRS – qual o valor a exportar como Total do documento: Valor Total facturado, sem abater o valor de IRS a reter no movimento? Valor Total facturado, abatido do IRS a reter no movimento?

O valor a exportar como Total do documento deve ser o valor total facturado sem abater o valor do IRS, para não misturar a óptica financeira com a económica.

Qual o tratamento dos valores referentes a outras “taxas” que não o IVA, como por exemplo IEC, Ecovalores, etc: Incluir esses valores, antes IVA no Preço Unitário e consequentemente nos campos Montante a Débito e/ou Montante a Crédito (conforme o caso)? Incluir apenas nos campos Montante a Débito e/ou Montante a Crédito (conforme o caso)?

Os valores referentes a outras “taxas” que não o IVA, como por exemplo IEC, Ecovalores, etc., se fizerem parte das linhas de detalhe da factura devem ser exportadas (as linhas da factura devem conter o máximo detalhe existente).

Qual o tratamento das linhas de devolução nos documentos de facturação (linhas com quantidade a negativo). Deve ser preenchido o Montante de Débito ou Crédito em conformidade com o sentido do tipo de documento, mas com sinal negativo? Deve ser preenchido o Montante de Débito ou Crédito contrário ao sentido do tipo de documento?

No tratamento das linhas de devolução, nos documentos de facturação (linhas com quantidade a negativo), será indicado exportar conforme consta na base de dados original. Por exemplo, será igual constar um valor positivo a crédito ou negativo a débito. No entanto, numa nova implementação, a 2ª opção (montante de Débito e Crédito contrário ao sentido do tipo de documento), contribui para uma maior evidência do registo da devolução.

Qual a estratégias para verificar a coerência do ficheiro gerado relativamente: Valores exportados referentes às linhas vs valores exportados referentes aos cabeçalhos; Valores exportados nos movimentos comerciais vs valores exportados nos movimentos contabilísticos; Valores exportados nos detalhes vs valores exportados nos valores totalizadores/resumos) ?

A coerência de dados tem que ser garantida pelos sistemas de gestão, no momento da gravação das transacções e não no momento da exportação do SAFT-PT. A título de exemplo, caso os cabeçalhos dos documentos comerciais apresentem valores incoerentes com as respectivas linhas, significaria que o documento impresso apresentaria um valor total incoerente com as linhas.

Quando se afirma que o SAFT-PT dirá respeito a "um determinado exercício contendo todos os documentos/transacções até à data de extracção", significa que por exemplo para o exercido de 2005 (considerando o exercício como ano fiscal), sendo a data de extracção 03/01/2007 o resultado deverá incluir todos os documentos desde 01/01/2005 até 03/01/2007 ou diversos ficheiros cada um contendo um exercício (01/01/2005 até 31/12/2005; 01/01/2006 até 31/12/2006; 01/01/2007 até 03/01/2007)?

O entendimento é que o SAFT-PT deve ser extraído desde o início do exercício de tributação até à menor das seguintes datas: Final do exercício; Data de extracção.

Disponibilizando a Gestão comercial um cliente genérico para Vendas a Dinheiro ao qual a informação personalizada (nome/morada/contribuinte) apenas é associada no momento do registo da venda a dinheiro, que informação deverá conter a tabela de clientes atendendo que o código é único? Aparecerá apenas uma vez o cliente genérico com a informação por defeito não personalizando? Aparecerá o cliente genérico tantas as vezes quantas as registadas nos documentos financeiros com a respectiva informação?

O entendimento é que, as tabelas Clientes, Produtos e Taxas devem conter todos os registos existentes na tabela respectiva da base de dados mais os registos que embora não estejam na base de dados sejam implícitos nos movimentos. Se existir por exemplo uma Venda a Dinheiro com o registo do contribuinte e morada de um cliente, mesmo que esse cliente não esteja no ficheiro de clientes da aplicação deverá ser exportado como cliente no SAFT-PT.

Esta obrigatoriedade deste ficheiro, tem que se comprar o programa, ou uma actualização como por exemplo Sage, Primavera, etc, ou existe um "programazinho" que se possa comprar e instalar? Os gabinetes de contabilidade também terão de ter esse ficheiro?

Cada fornecedor / autor de programas de software de Contabilidade e Facturação vão rapidamente proceder à inclusão desta obrigatoriedade nas suas aplicações. É lógico que os Contabilistas terão igualmente de ter esse programa instalado nas aplicações dos seus clientes.

Os sistemas tipicamente designados POS (sistemas de venda a público), que emitem normalmente apenas vendas a dinheiro para o consumidor final, estão também abrangidos pela obrigação de produzir este ficheiro?

Sim. A obrigação aplica-se a sistemas de facturação informatizada.

No caso de as aplicações de Contabilidade e Gestão Comercial se encontrarem integradas deve ser gerado um único ficheiro ou deve a opção ser implementada em ambas as aplicações?

Se a aplicação de Contabilidade e Gestão Comercial se encontram integradas deve ser gerado um único ficheiro, porque não faz sentido serem extraídas tabelas em duplicado dos mesmos dados.

Uma aplicação para Contabilidades não Organizadas é também abrangida pela mesma obrigação?

O SAFT-PT apenas se aplica a contabilidades organizadas de acordo com o POC.

É sabido que existem inúmeras soluções de gestão obsoletas, maior parte das vezes ainda em ambiente MS-DOS. Estão também estas aplicações obrigadas a produzir o SAFT-PT?

Obviamente que sim. A obrigatoriedade é imposta ao sujeito passivo independentemente da solução de gestão que utilize à data.

Na ausência de uma aplicação de contabilidade, a extracção dos dados deverá ser feita na mesma para os documentos da gestão comercial com base do exercício contabilístico?

Sim. A geração do ficheiro SAFT-PT nos sistemas de informação deverá sempre ser efectuada para um determinado exercício contendo todos os documentos/transacções  de gestão comercial até à data de extracção e devem incluir ainda o Header e os MasterFiles.

Num caso muito específico de software para gestão de clínicas dentárias, onde é utilizado um módulo para emissão de facturas / recibos, sendo que estas são tratadas em termos contabilísticos por outras aplicações, questiona-se da obrigatoriedade ou não da implementação do ficheiro SAFT-PT.

Sim. A obrigatoriedade aplica-se a sistemas de facturação e de contabilidade, ligados ou não (artigo 4º do projecto de Portaria - Quando as aplicações de gestão de contabilidade e facturação sejam independentes e não estejam integradas, a primeira tem que gerar um ficheiro com a informação relativa à contabilidade e a segunda tem que gerar um ficheiro com a informação relativa à facturação. Os ficheiros têm que respeitar a mesma estrutura agora aprovada.)

Para os movimentos contabilísticos, pode-se ter um documento contabilístico que contenha vários documentos de facturação e nesse caso, não estará apenas ligado a um cliente? Nesse caso, como deverá ser preenchido o elemento CustomerID (  .4.  .7)? O mesmo se passa para o SupplierId. A identificação do CustomerId e do  SupplierId, no nosso caso, é a nível da linha do movimento.

Nesta pergunta ainda se está a estudar alguns aspectos técnicos, pelo que ainda não há uma resposta definitiva.

Os documentos comerciais em moeda estrangeira, devem ser enviados com valores nas linhas e nos cabeçalhos em Euros? E não na moeda original?  Que câmbio deve ser usado para isso ?

Sim. Os documentos comerciais em moeda estrangeira, devem ser enviados com valores nas linhas e nos cabeçalhos em Euros, porque a moeda de relato do SAFT-PT é o EUR. O câmbio a utilizar nesse relato deve ser o mesmo que foi utilizado nesse documento, isto é, o da sua data.

No caso de um gabinete de contabilidade, os dados obrigatórios relativos aos clientes e fornecedores normalmente não são conhecidos nesse gabinete, eles terão de pedir aos seus clientes que lhes dêem essa informação?

Sim, de modo a poder ser exportada a informação obrigatória.

Na ausência de uma aplicação de contabilidade, a extracção dos dados deverá ser feita na mesma para os documentos da gestão comercial com base do exercício contabilístico?

Sim. A geração do ficheiro SAFT-PT nos sistemas de informação deverá sempre ser efectuada para um determinado exercício contendo todos os documentos/transacções de gestão comercial até à data de extracção e devem incluir ainda o Header e os MasterFiles.

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